Una
auditoría de ventas es un examen de todo el proceso de ventas, desde los
sistemas que utilizan hasta las personas que los utilizan.
Las empresas realizan auditorías de ventas
para evaluar la estructura y la estrategia de sus esfuerzos de ventas y dar
respuestas a las preguntas más importantes.
Constituye
una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de
la organización.
 |
La auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos.
Estas
respuestas son la base para las decisiones que los gerentes de ventas hacen en
relación a las políticas relativas, procedimientos y capacitación.
Aunque
algunos prefieren llevar a cabo esta auditoría interna, otros llaman a un
tercero para una revisión más objetiva.
Una
auditoría de ventas es un examen detallado, sistemático, independiente y periódico del entorno de ventas de una
compañía (unidades de negocio, gerencias de marca, así como sus objetivos, estrategias y actividades, con un
enfoque que pretende determinar áreas problemáticas y oportunidades y sugerir
un plan de acción para mejorar la eficiencia de ventas de la
compañía.
Pretende
mostrar donde se encuentra la organización y cuáles fueron los logros de la
función de ventas en relación con lo planeado.
 |
El
campo de la auditoría de ventas, se extiende a los productos y a los mercados de cuyo examen sé desprenderán
nuevas oportunidades, o sé expondrán los puntos fuerte y débiles de la compañía
(análisis Foda).
Es
importante acotar que unos mercados cambiantes como son los actuales, donde las
condiciones previas y sobre las cuales se desarrollan todos los procesos de planeación, varían día a día o en el mejor de los
casos, permanece por poco tiempo, es imperiosa la necesidad de una auditoria de
ventas eficaz, que suministre la información requerida para modificar los
planes, ajustándolos a la situación particularBeneficios
·
Identificación
de falencias en las distintas etapas del proceso de venta.
·
Detección
las fallas en la conducción de ventas, en los métodos aplicados y en la
atención brindada por los vendedores.
·
Identificación
de falencias en la capacitación y entrenamiento de los vendedores.
·
Conocer
fechas y frecuencias de visitas del vendedor.
·
Perfeccionamiento
de todo el proceso de venta hasta la entrega y el servicio posventa.
·
Recupero
de oportunidades caídas.
·
Evaluar
la efectividad del material de presentación.
·
Descubrimiento
de nuevos clientes y nuevas necesidades.
Características de la auditoría de
ventas:
Detallada: La auditoría de ventas cubre
todas las principales actividades de ventas de una empresa y no sólo aspectos
problemáticos.
Debería
ser llamada auditoria funcional si sólo abarcara la fuerza de ventas, precios o
alguna otra actividad de mercadotecnia.
Aunque
las auditorías funcionales son útiles, a veces
confunden a la gerencia respecto al verdadero origen de su problema. Por
ejemplo, la rotación de personal excesivo en las fuerzas de ventas
puede ser síntoma, no de una mala compensación o capacitación, sino de productos deficientes y
promociones débiles de la compañía.
Una
auditoria de ventas detallada suele ser más eficaz para localizar el verdadero
origen de los problemas de ventas de la compañía.
 |
Sistemática: La auditoria de ventas involucra una
secuencia ordenada de etapas de diagnóstico que cubren el entorno macro y
micro de la organización, los objetivos y estrategias de ventas, sistemas y
actividades de ventas específicos.
El
diagnóstico indica las mejoras más necesarias. Estas se incorporan a un plan de
acción correctivo que involucra etapas a corto y largo plazo para mejorar en
general la eficiencia de las ventas de la organización.
Independiente: Una auditoria de ventas se puede
realizar de seis maneras:
·
Autoauditoria.
·
Auditoria
transversal.
·
Auditoria
vertical.
·
Mediante
un equipo de auditoria que forma parte de la compañía.
·
Mediante
un auditor externo.
PROCESOS
PARA REALIZAR UNA AUDITORIA DE VENTAS
Análisis de
ventas
Consiste
en un estudio de los resultados monetarios en volumen de las ventas por
producto, territorio de ventas, por vendedores, y a veces por clientes; el
análisis de ventas nos suministra respuesta en cuanto a lo que sea vendido en
cada uno de los territorios y que productos particularmente, 
dándonos información de quien fue el
comprador, y se toma como base de comparación los registros de la compañía en
cada uno de los rubros y las cifras pronosticadas que fueron incluidas en la
planeación de las ventas
La profundidad del análisis, la exactitud de los resultados y el grado de dificultad para realizarlo, depende necesariamente de la información adecuada y disponible. Es común encontrar compañías sin ningún sistema de información a pesar de su trayectoria en el mercado, simultáneamente con compañías con sofisticado sistemas de recopilación y tabulación de información.
La más común e importante fuente de datos para el análisis de ventas es la factura de ventas, pues en ella se consigna generalmente la fecha de la transición, el nombre del cliente, y su localización geográfica, la descripción de la mercancía vendida, la cantidad vendida de unidades, el precio unitario y total, la fecha de despacho y recibo, y algunas veces la condición de pago.
Las ventas por producto también puede mostrarse comparativamente con las ventas de igual periodo del ano anterior. Se puede agrupar diferentes productos en categorías, según conveniencia. De un análisis de esta naturaleza puede apreciarse la importancia relativa de los clientes y se puede tomar decisiones importantes de mercadeo y ventas, frecuencia de visitas de los vendedores promoción de ventas, dedicación de mayores esfuerzos.
De manera análoga, se puede plantear un análisis comparativo por territorio de ventas, para un producto determinado o para una categoría de productos, que dejaría ver entre otros aspectos, el grado de dificultad de las ventas comparativamente entre los territorios, fortaleza antes la competencia en cada uno de ellos y debilidades de la fuerza de ventas.
Lógicamente, el diseño de formatos para el análisis de ventas y su proceso son cuestiones que deben adaptarse a las necesidades y disponibilidades de la propia compañía.
Análisis de Costos
Este análisis busca conocer la rentabilidad relativa de las distintas unidades que conforman la operación de ventas; Para llevar a cabo este análisis se toman los gastos totales
de
ventas de la compañía y se dividen en partes que posteriormente se asignan a
varios aspectos de la función de ventas entonces, se van a tener a ciertos
gastos por tamaño de pedido gastos de producción, gastos por cliente o por
clase de cliente, gastos por territorio de venta, fundamente.
La dificultad estriba en la participación y asignación de una serie de gastos que no son atribuibles directamente a un aspecto especifico de la operación de ventas sino que por al contrario son atribuibles a todo el conjunto de las ventas así por ejemplo, si se quisieran distribuir los gastos totales de manipuleo de la mercancía por producto en tal forma que se conozcan cuanto de ellos le corresponde a cada uno de los productos, no se podría hacer directamente, puesto que en la totalización de los gastos han participado todos los productos en conjunto, en cantidades distintas, en forma diversas, en tiempos diferentes y no se dispone de los registros individuales pertinentes.
dándonos información de quien fue el
comprador, y se toma como base de comparación los registros de la compañía en
cada uno de los rubros y las cifras pronosticadas que fueron incluidas en la
planeación de las ventasLa profundidad del análisis, la exactitud de los resultados y el grado de dificultad para realizarlo, depende necesariamente de la información adecuada y disponible. Es común encontrar compañías sin ningún sistema de información a pesar de su trayectoria en el mercado, simultáneamente con compañías con sofisticado sistemas de recopilación y tabulación de información.
La más común e importante fuente de datos para el análisis de ventas es la factura de ventas, pues en ella se consigna generalmente la fecha de la transición, el nombre del cliente, y su localización geográfica, la descripción de la mercancía vendida, la cantidad vendida de unidades, el precio unitario y total, la fecha de despacho y recibo, y algunas veces la condición de pago.
Las ventas por producto también puede mostrarse comparativamente con las ventas de igual periodo del ano anterior. Se puede agrupar diferentes productos en categorías, según conveniencia. De un análisis de esta naturaleza puede apreciarse la importancia relativa de los clientes y se puede tomar decisiones importantes de mercadeo y ventas, frecuencia de visitas de los vendedores promoción de ventas, dedicación de mayores esfuerzos.
De manera análoga, se puede plantear un análisis comparativo por territorio de ventas, para un producto determinado o para una categoría de productos, que dejaría ver entre otros aspectos, el grado de dificultad de las ventas comparativamente entre los territorios, fortaleza antes la competencia en cada uno de ellos y debilidades de la fuerza de ventas.
Lógicamente, el diseño de formatos para el análisis de ventas y su proceso son cuestiones que deben adaptarse a las necesidades y disponibilidades de la propia compañía.
Análisis de Costos
Este análisis busca conocer la rentabilidad relativa de las distintas unidades que conforman la operación de ventas; Para llevar a cabo este análisis se toman los gastos totales
de
ventas de la compañía y se dividen en partes que posteriormente se asignan a
varios aspectos de la función de ventas entonces, se van a tener a ciertos
gastos por tamaño de pedido gastos de producción, gastos por cliente o por
clase de cliente, gastos por territorio de venta, fundamente. La dificultad estriba en la participación y asignación de una serie de gastos que no son atribuibles directamente a un aspecto especifico de la operación de ventas sino que por al contrario son atribuibles a todo el conjunto de las ventas así por ejemplo, si se quisieran distribuir los gastos totales de manipuleo de la mercancía por producto en tal forma que se conozcan cuanto de ellos le corresponde a cada uno de los productos, no se podría hacer directamente, puesto que en la totalización de los gastos han participado todos los productos en conjunto, en cantidades distintas, en forma diversas, en tiempos diferentes y no se dispone de los registros individuales pertinentes.
Cuando
culmina la etapa de recopilación de datos el auditor de ventas presenta los
hallazgos y recomendaciones más importantes. Un aspecto valioso de la auditoria
de ventas es el proceso por el que pasa los gerentes para asimilar, discutir y
desarrollar nuevos conceptos, relativos a la acción de ventas que se necesita.
AUDITORÍA DE VENTAS
AUDITORÍA DE VENTAS
Etapas
de la auditoría de ventas
Ø Etapa 1 Recogida de información
Ø Etapa 2 Análisis del mercado
Ø Etapa 3 Entrevistas al personal interno
Ø Etapa 4 Acompañamiento de campo
Ø Etapa 5 Análisis
Ø Etapa 6 Lluvia de ideas
Ø Etapa 7 Planificación/aplicación de la
acción
Ø Etapa 8 Revisión
Cuestionario
1
Organización
2
Clientes
3
Remuneración
4
Motivación
5
Selección y contratación
6
Planificación y control
7 Formación/entrenamiento
8
Servicios de venta
9
Reuniones de ventas
Conclusión
Los
Directores de Ventas que apliquen los métodos sugeridos aumentarán la
rentabilidad de su éxito en lamayoría de las situaciones. De vez
en cuando, sin embargo, un problema de resultados conduce a la revisiónde
todas las prácticas de dirección para decidir qué es lo que hay que cambiar y
qué es lo que hay quemejorar. A esto se le llama una auditoría de
ventas.Algunas de las razones para obtener resultados pobres pueden ser:
Cambios
en las necesidades de los clientes, en el poder de compra y en
la concentración delmercado.b) Aumento de los costes en relación con
el volumen de ventas.c) Cambios tecnológicos que ofrecen nuevas oportunidades,
por ejemplo, el telemarketing; lospedidos electrónicos, obtención de datos por
ordenador.d) Escasez de habilidades.e) Cambio de las funciones de venta, por
ejemplo de receptor de pedidos a proveedor de servicios.
Pasos
de la auditoría
En primer lugar, debes realizar una recogida de información que puede incluir listados de ventas por cliente o producto, presupuestos de ventas, previsiones de ventas, estructura y organigrama del equipo comercial, descripción del puesto de trabajo de cada empleado del área de ventas, formularios, argumentarios, etc. La idea es obtener una visión global de cómo está trabajando el departamento comercial, por lo que debe ser lo más exhaustiva posible.
En primer lugar, debes realizar una recogida de información que puede incluir listados de ventas por cliente o producto, presupuestos de ventas, previsiones de ventas, estructura y organigrama del equipo comercial, descripción del puesto de trabajo de cada empleado del área de ventas, formularios, argumentarios, etc. La idea es obtener una visión global de cómo está trabajando el departamento comercial, por lo que debe ser lo más exhaustiva posible.
A
continuación, conviene que hagas también un análisis del mercado con dos
enfoques: conocer la situación real del sector (tendencia, competidores, etc.)
y comprobar la posición competitiva de tu empresa dentro del mismo (cuota de mercado,
percepción de los clientes, etc.). Esta fase de la investigación puede ser más
larga y costosa que la anterior, pero vale la pena hacerla bien porque la
información obtenida te será muy provechosa para el negocio. Encontrarás
algunas plantillas y modelos para realizar estudios de mercado
El tercer paso es una investigación sobre el terreno para conocer la realidad de la actividad comercial de tu empresa (no siempre es la que reflejan los papeles). Para ello, mantén entrevistas individuales con los miembros del equipo de ventas y acompáñales en sus tareas para observar cómo hacen su trabajo. También resulta conveniente que entrevistes a algunos clientes representativos e incluso realices algún ejercicio de "comprador misterioso".
Llegados a este punto, puedes dar por terminada la recogida de datos y empezar el análisis de la información. Para no prolongarlo excesivamente, es recomendable que te centres en identificar cinco puntos fuertes y cinco puntos débiles de la actividad comercial de tu empresa, así como cinco oportunidades y cinco amenazas que se ciernen sobre tu negocio y es necesario afrontar. Las conclusiones de este análisis deberías poder reflejarlas en una sola hoja.
Ahora que ya tienes identificados los puntos clave, el quinto paso de la auditoría de ventas consiste en proponer soluciones. Para ello, puedes exponer las conclusiones de tu análisis al equipo de ventas y a continuación realizar una tormenta de ideas, recogida de sugerencias, debates, etc. para añadir sus aportaciones a las tuyas propias. Luego votad y seleccionad las mejores propuestas hasta llegar a un consenso sobre las que se deberían poner en marcha.
El penúltimo paso es elaborar un plan de acción para aplicar estas medidas, fijando objetivos y plazos específicos, asignando responsabilidades y comprometiendo a todo el equipo en su implantación. El plan debe plasmarse por escrito e incluir hitos intermedios para avanzar hacia cada objetivo.
Por último, al final del primer periodo tras la auditoría de ventas, deberás hacer un seguimiento de los resultados alcanzados para valorar las mejoras logradas y los aspectos en los que es necesario volver a incidir para alcanzar los objetivos que te habías establecido.
El tercer paso es una investigación sobre el terreno para conocer la realidad de la actividad comercial de tu empresa (no siempre es la que reflejan los papeles). Para ello, mantén entrevistas individuales con los miembros del equipo de ventas y acompáñales en sus tareas para observar cómo hacen su trabajo. También resulta conveniente que entrevistes a algunos clientes representativos e incluso realices algún ejercicio de "comprador misterioso".
Llegados a este punto, puedes dar por terminada la recogida de datos y empezar el análisis de la información. Para no prolongarlo excesivamente, es recomendable que te centres en identificar cinco puntos fuertes y cinco puntos débiles de la actividad comercial de tu empresa, así como cinco oportunidades y cinco amenazas que se ciernen sobre tu negocio y es necesario afrontar. Las conclusiones de este análisis deberías poder reflejarlas en una sola hoja.
Ahora que ya tienes identificados los puntos clave, el quinto paso de la auditoría de ventas consiste en proponer soluciones. Para ello, puedes exponer las conclusiones de tu análisis al equipo de ventas y a continuación realizar una tormenta de ideas, recogida de sugerencias, debates, etc. para añadir sus aportaciones a las tuyas propias. Luego votad y seleccionad las mejores propuestas hasta llegar a un consenso sobre las que se deberían poner en marcha.
El penúltimo paso es elaborar un plan de acción para aplicar estas medidas, fijando objetivos y plazos específicos, asignando responsabilidades y comprometiendo a todo el equipo en su implantación. El plan debe plasmarse por escrito e incluir hitos intermedios para avanzar hacia cada objetivo.
Por último, al final del primer periodo tras la auditoría de ventas, deberás hacer un seguimiento de los resultados alcanzados para valorar las mejoras logradas y los aspectos en los que es necesario volver a incidir para alcanzar los objetivos que te habías establecido.
